Учет и отчет в малом бизнесе

Редакция 25/06/2021

При открытии бизнеса приходиться разбираться с множеством вопросов. Один из вопросов – а где мне найти бухгалтера и что этот бухгалтер будет делать.

Для тех, кто недавно приехал в Австралию и затевает какое-то свое дело, – перевозки или интернет магазин,- дело представляется так: посажу девочку, она будет бумаги перебирать и носить отчеты в налоговую.

К сожалению, такую роскошь, как посадить девочку на счета, мелкий бизнес в Австралии себе позволить не может. Средняя зарплата такого счетовода будет более тридцати тысяч в год, плюс пенсионный фонд 9.5%. Для мелкого бизнеса в Австралии (оборот менее 2 млн. в год)  наем счетоводов остался в прошлом.

Налоговые бухгалтера остались, но они занимаются годовой отчетностью только раз в год.

Что же делать?

Есть два пути:

1. подписаться на бухгалтерскую программу и  заносить расходы/доходы самостоятельно;
2. подписаться на бухгалтерскую программу и нанимать счетовода, который будет приходить раз в месяц, и заносить счета и чеки в эту программу. Стоимость услуг счетовода от 30 до 50 долларов в час. В зависимости от оборота и количества трансакций нужно 2-10 часов работы в квартал.
3. вообще ни на что не подписываться, расходы и доходы записывать в таблицу excel.  Этот путь, безусловно,  экономит на расходах на этапе записей, но при составлении отчетности эта экономия исчезает. Потому что стоимость годового отчета возрастает соответственно. Если оборот более 75 тысяч в год, то я не советую идти этим путем. Это скорее путь не для бизнеса, а для людей, которые имеют ABN и работают по контракту.

Если оборот большой, то выбирают второй путь, но по большому счету, профессия счетовода в Австралии быстро вымирает. Самый распространенный – это подписаться на программы и самому вести учет.

Виды программ

В Австралии существуют несколько конкурирующих компаний, которые продают программы для мелкого бизнеса:

По степени популярности:

MYOB ( Essentials)

QuickBooks 

XERO

Все эти компании предлагают облачные программы, которые устанавливать не нужно, а нужно платить абонентскую плату. Все эти программы дают доступ к файлу на облаке в любое время.

Я рекомендую  MYOB и QuickBooks .

Основная причина в том, что MYOB постоянно работает над упрощением программы для пользователя. Это приводит к тому, что ошибок меньше. И если ошибки сделаны, то их просто исправить, в отличие от XERO. Мне пришлось отказаться от работы с клиентами, которые используют XERO из-за большого количества дополнительного времени, которое требуется, чтобы исправить ошибки.

Кроме учета есть множество важных вопросов которые нужно решить предпренимателю. Контакты с клиентами, отслеживание проектов, контракты и прочее. Программа 17 Hats — для предпринимателей, которые начинают бизнес и в одном лице — и все вынуждены делать сами.

Посмотрите — они предлогают бесплатную демонстрацию программы: Вот из цены: 17 Hats pricing

Все ниже написанное – про MYOB Essentials. Этой программой пользутются 70%  частных предпринимателей в Австралии.

Насколько это трудно – самому вести учет?

Программа делает самую скучную и грязную работу сама. То есть  не нужно складывать стопочкой чеки возле клавиатуры и забивать их в компьютер. Вместо этого данные из банка импортируются в программу автоматически. Все что нужно сделать – это поставить галочку с номером счета на уже внесенную запись. А чаще всего программа ставит галочки сама, основываясь на прошлых сортировках.  Называется эта функция bank feed. Она экономит 90% времени, которое еще недавно тратил счетовод или, чаще всего жена бизнесмена, на внесении информации.

Естественно, чтобы такой импорт был возможен, за расходы нужно платить с бизнес счета. Теперь, когда открывается бизнес счет – я всегда об этом предупреждаю. Попросите в банке, чтобы к вашему счету выпустили карточку. Это дебитовая кредитная карточка и с нее идут все оплаты.

Или платить своей кредитной карточкой. Импорт информации возможен для множества карточек и счетов. Инструкция — Как импортировать информацию из банка.

Помощь бухгалтера.

Второе колоссальное улучшение в софте на основе облачной технологии – возможность доступа нескольких пользователей одновременно к файлу. Для этого требуется разрешение.

Я работаю налоговым бухгалтером и у меня есть доступ к файлам моих клиентов. Я могу настроить им список счетов, проверить кодировки gst, исправить какие-то ошибки, если они есть. А вначале просто показать, как работать с программой. Все это я делаю, находясь иногда в нескольких тысячах километрах от клиента, не выходя из своего офиса.

Чаще всего, если вначале настройка сделана правильно – количество ошибок впоследствии минимальное. Поэтому важно начать сотрудничать в самом начале.

В конце года, обычно в октябре – ноябре после получения нескольких документов по электронной почте я готовлю финансовые и налоговые отчеты для бизнеса.

Как прислать бухгалтеру приглашение

Как выписывать инвойсы.

Здесь видео о том, как выписать инвойс. Инструкция: Как выписать инвойс.

Когда выписывать инвойсы не нужно, – например в кафе, – (чек покупателю выдает кассовый аппарат) – то доходы записываются еще проще – запись о приходе денег, которую делает сама программа на основании банковского файла–   просто помечается соответствующим счетом.

Так как инвойсы сейчас практически все в электронном виде – печатать ничего не нужно. Это безбумажный офис.

Для тех, кто делает много полевых работ и выписывает квоты – все это можно делать прямо из телефона, что очень удобно. Поговорил с клиентом, в телефоне зашел в программу – составил квоту нажатием пары кнопок и отправил по email клиенту с того же телефона.

Как платить зарплату

Чаще всего в малом бизнеса два работника: муж и жена. Но и им нужно платить зарплату.  Как платить зарплату – (на сайте MYOB).

Настройка видов зарплаты. Set up payroll;

Внесение списка работников. Set up employees;

Еженедельная выплата зарплаты. Do a pay run.

Видео — как платить зарплату. Инструкция — Как платить зарплату работникам.

Отчеты

Цель заведения всей информации в программу- для того, чтобы иметь возможность посмотреть, сколько денег заработано и на чем.

Здесь видео о том, как печатать отчеты. Инструкция — Виды и типы отчетов.

Business Activity Statement

Тем, кто зарегистрирован для gst ( см. нужно ли регистрироваться для gst ) ежеквартально нужно составлять отчеты для налоговой. Эти отчеты называются BAS. Суть отчета  — подсчитать, сколько налогов ( gst) нужно заплатить по итогам квартала. Программа помогает составлять этот отчет.

Если настройки сделаны правильно, составление отчетности – очень простое.

Как правило, первые несколько раз я делаю BAS для клиента. Но если человек хочет сам во всем разобраться и делать эти отчеты сам – я показываю как, обучаю. Для несложного бизнеса – вполне возможно делать BAS самостоятельно.

Инструкция как получить отчет для Business Activity Statement

Видео уроки — о том, как работать с программой:

Импорт информации из paypal;

Практически все бизнесы сейчас имеют счета в paypal; Если это интернет магазин- то количество транзакций там может быть огромным.

Пока что нет опции привязать счет paypal к MYOB для автоматического импорта, но вполне возможно импортировать вручную, скажем два раза в месяц. Операция импорта займет немного времени- около 10 минут.

Первый этап —  заходим в paypal и экспортируем данные в формате  CSV.

Второй этап- модифицируем формат записей. Для этого загружаем программу  PayPal CSV to OFX Writer;

С помощью этой программы конвертируем файл из формата CSV и сохраняем в формате QIF. Далее следуем по инструкции MYOB- Import of bank statements;

Сконвертированный файл MYOB понимает- ( при импорте надо указывать формат дат mm/dd/).

Часто задаваемые вопросы:

Если я ничего не знаю о бухгалтерии – смогу ли я разобраться?

Программа предельно простая – не требует знания дебита кредита и нигде их не упоминает.

Подойдет ли программа для моего бизнеса?

Как правило, программа подходит для любого нового бизнеса, если оборот менее 2 млн. долларов.

Сколько стоит?

25-50 долларов в месяц. Деньги снимают ежемесячно с кредитной карточки.

Можно сначала попробовать?

Можно подписаться и  30 дней не платить – просто пробовать и учиться. Не подойдет – нет проблем.

А если не платить ?

Если не заплатить за месяц –файл останется в формате чтения. Если заплатить – снова разблокируют.

А можно записывать расходы без использования программы — просто в таблицу excel?

Можно. Но если в бизнесе много трансакций — то стоимость ежегодного финансового отчета будет больше. В итоге экономия на подписке обернется значительным увелечением стоимости годового отчета. Множество бизнесменов все еще записывают свои доходы- расходы в табличку.

Снова про счетоводов

Возвращаясь к тому, как найти счетовода, если работа с программой после нескольких попыток кажется невыносимо сложной.

Есть несколько сайтов- через которые можно сделать запросы и получить стоимость работы счетоводов (bookkeepers).

Вот например- Service Seeking

или First class accounts

В любом случае советую получить минимум три  квоты на работу.

Добавлю, что работаю налоговым бухгалтером, зовут меня Елена Телегина. С удовольствием помогу вам вернуть налоги. Как я это делаю: Как я возвращаю налоги.

Как мне написать: elena.telegina@taxationworks.com.au .

Статья прочитана:

(5397)