Домашняя страница / Бизнес в Австралии / Учет и отчет в малом бизнесе

Учет и отчет в малом бизнесе

Последнее обновление 28/09/2016

При открытии бизнеса приходиться разбираться с множеством вопросов. Один из вопросов – а где мне найти бухгалтера и что этот бухгалтер будет делать.

Для тех, кто недавно приехал в Австралию и затевает какое-то свое дело, – перевозки или интернет магазин,- дело представляется так: посажу девочку, она будет бумаги перебирать и носить отчеты в налоговую.

К сожалению, такую роскошь, как посадить девочку на счета, мелкий бизнес в Австралии себе позволить не может. Средняя зарплата такого счетовода будет более тридцати тысяч в год, плюс пенсионный фонд 9.5%. Для мелкого бизнеса в Австралии (оборот менее 2 млн. в год)  наем счетоводов остался в прошлом.

Налоговые бухгалтера остались, но они занимаются годовой отчетностью только раз в год.

Что же делать?

Есть два пути:

  1. подписаться на бухгалтерскую программу и  заносить расходы/доходы самостоятельно;
  2. подписаться на бухгалтерскую программу и нанимать счетовода, который будет приходить раз в месяц, и заносить счета и чеки в эту программу. Стоимость услуг счетовода от 30 до 50 долларов в час. В зависимости от оборота и количества трансакций нужно 2-10 часов работы в квартал.
  3. вообще ни на что не подписываться, расходы и доходы записывать в таблицу excel.  Этот путь, безусловно,  экономит на расходах на этапе записей, но при составлении отчетности эта экономия исчезает. Потому что стоимость годового отчета возрастает соответственно. Если оборот более 75 тысяч в год, то я не советую идти этим путем. Это скорее путь не для бизнеса, а для людей, которые имеют ABN и работают по контракту.

Если оборот большой, то выбирают второй путь, но по большому счету, профессия счетовода в Австралии быстро вымирает. Самый распространенный – это подписаться на программы и самому вести учет.

Виды программ

В Австралии существуют несколько конкурирующих компаний, которые продают программы для мелкого бизнеса:

По степени популярности:

MYOB ( Essentials)

XERO

QuickBooks

Sage one 

Какую программу выбрать – дело личного предпочтения. Я обычно рекомендую  MYOB.

Еще три года назад MYOB и Quickbooks нужно было покупать на диске ( стоимость чуть более $400), устанавливать  на компьютер. Сейчас все эти компании предлагают облачные программы, которые устанавливать не нужно, а нужно платить абонентскую плату.

Для MYOB  30-40 долларов в месяц, для XERO 50 долларов в месяц, для Sage это $8 в месяц.

Все эти программы дают доступ к файлу на облаке в любое время. Все ниже написанное – про MYOB Essentials, которой пользуется 80%  в мелком бизнесе.

Sage пользоваться настолько неудобно, что хотя она и дешевле, но времени на учет уйдет несравнимо больше, чем в случае в MYOB.

Хero удобна тем, что позволяет учитывать транзакции в разных валютах и сама их конвертирует. Так же импортирует транзакции из paypal; В использовании XERO значительно труднее, чем MYOB.

Насколько это трудно – самому вести учет?

Программа делает самую скучную и грязную работу сама. То есть  не нужно складывать стопочкой чеки возле клавиатуры и забивать их в компьютер. Вместо этого данные из банка импортируются в программу автоматически. Все что нужно сделать – это поставить галочку с номером счета на уже внесенную запись. А чаще всего программа ставит галочки сама, основываясь на прошлых сортировках.  Называется эта функция bank feed. Она экономит 90% времени, которое еще 2 года назад тратил счетовод или, чаще всего жена бизнесмена, на внесении информации.

Естественно, чтобы такой импорт был возможен, за расходы нужно платить с бизнес счета. Теперь, когда открывается бизнес счет – я всегда об этом предупреждаю. Попросите в банке, чтобы к вашему счету выпустили карточку. Это дебитовая кредитная карточка и с нее идут все оплаты.

Или платить своей кредитной карточкой. Импорт информации возможен для множества карточек и счетов. Инструкция — Как импортировать информацию из банка.

Помощь бухгалтера.

Второе колоссальное улучшение в софте на основе облачной технологии – возможность доступа нескольких пользователей одновременно к файлу. Для этого требуется разрешение.

Я работаю налоговым бухгалтером и у меня есть доступ к файлам моих клиентов. Я могу настроить им список счетов, проверить кодировки gst, исправить какие-то ошибки, если они есть. А вначале просто показать, как работать с программой. Все это я делаю, находясь иногда в нескольких тысячах километрах от клиента, не выходя из своего офиса.

Чаще всего, если вначале настройка сделана правильно – количество ошибок впоследствии минимальное. Поэтому важно начать сотрудничать в самом начале.

В конце года, обычно в октябре – ноябре после получения нескольких документов по электронной почте я готовлю финансовые и налоговые отчеты для бизнеса.

Как прислать бухгалтеру приглашение

Как выписывать инвойсы.

Инвойс за работу или за товар выписывает в любом случае продавец. Счетовод для этого не нужен.

Здесь видео о том, как выписать инвойс. Инструкция: Как выписать инвойс.

Когда выписывать инвойсы не нужно, – например в кафе, – (чек покупателю выдает кассовый аппарат) – то доходы записываются еще проще – запись о приходе денег, которую делает сама программа на основании банковского файла–   просто помечается соответствующим счетом.

Так как инвойсы сейчас практически все в электронном виде – печатать ничего не нужно. Это безбумажный офис.

Для тех, кто делает много полевых работ и выписывает квоты – все это можно делать прямо из телефона, что очень удобно. Поговорил с клиентом, в телефоне зашел в программу – составил квоту нажатием пары кнопок и отправил по email клиенту с того же телефона.

Как платить зарплату

Чаще всего в малом бизнеса два работника: муж и жена. Но и им нужно платить зарплату.  Как платить зарплату – (на сайте MYOB).

Настройка видов зарплаты. Set up payroll;

Внесение списка работников. Set up employees;

Еженедельная выплата зарплаты. Do a pay run.

Видео — как платить зарплату. Инструкция — Как платить зарплату работникам.

Отчеты

Цель заведения всей информации в программу- для того, чтобы иметь возможность посмотреть, сколько денег заработано и на чем.

Здесь видео о том, как печатать отчеты. Инструкция — Виды и типы отчетов.

 

Business Activity Statement

Тем, кто зарегистрирован для gst ( см. нужно ли регистрироваться для gst ) ежеквартально нужно составлять отчеты для налоговой. Эти отчеты называются BAS. Суть отчета  — подсчитать, сколько налогов ( gst) нужно заплатить по итогам квартала. Программа помогает составлять этот отчет.

Если настройки сделаны правильно, составление отчетности – очень простое.

Как правило, первые несколько раз я делаю BAS для клиента. Но если человек хочет сам во всем разобраться и делать эти отчеты сам – я показываю как, обучаю. Для несложного бизнеса – вполне возможно делать BAS самостоятельно.

Инструкция как получить отчет для Business Activity Statement

Видео уроки — о том, как работать с программой:

Импорт информации из paypal;

Практически все бизнесы сейчас имеют счета в paypal; Если это интернет магазин- то количество транзакций там может быть огромным.

Пока что нет опции привязать счет paypal к MYOB для автоматического импорта, но вполне возможно импортировать вручную, скажем два раза в месяц. Операция импорта займет немного времени- около 10 минут.

Первый этап —  заходим в paypal и экспортируем данные в формате  CSV.

Второй этап- модифицируем формат записей. Для этого загружаем программу  PayPal CSV to OFX Writer;

С помощью этой программы конвертируем файл из формата CSV и сохраняем в формате QIF. Далее следуем по инструкции MYOB- Import of bank statements;

Сконвертированный файл MYOB понимает- ( при импорте надо указывать формат дат mm/dd/).

Часто задаваемые вопросы:

Если я ничего не знаю о бухгалтерии – смогу ли я разобраться?

Программа предельно простая – не требует знания дебита кредита и нигде их не упоминает.

Подойдет ли программа для моего бизнеса?

Как правило, программа подходит для любого нового бизнеса, если оборот менее 2 млн. долларов.

Сколько стоит?

29 долларов в месяц. Деньги снимают ежемесячно с кредитной карточки.

Можно сначала попробовать?

Можно подписаться и  30 дней не платить – просто пробовать и учиться. Не подойдет – нет проблем.

А если не платить ?

Если не заплатить за месяц –файл останется в формате чтения. Если заплатить – снова разблокируют.

А можно записывать расходы без использования программы — просто в таблицу excel?

Можно. Но если в бизнесе много трансакций — то стоимость ежегодного финансового отчета будет больше. Множество бизнесменов все еще записывают свои доходы- расходы в табличку.

Снова про счетоводов

Возвращаясь к тому, как найти счетовода, если работа с программой после нескольких попыток кажется невыносимо сложной.

Есть несколько сайтов- через которые можно сделать запросы и получить стоимость работы счетоводов (bookkeepers).

Вот например- Service Seeking

или First class accounts

В любом случае советую получить минимум три  квоты на работу.

Добавлю, что работаю налоговым бухгалтером, зовут меня Елена Телегина. С удовольствием помогу вам вернуть налоги. Как я это делаю: Как я возвращаю налоги.

Как мне написать: elena.telegina@taxationworks.com.au .

Статья прочитана:

(4361)

Check Also

Работа и Бизнес в Уборке

Как купить, сколько можно заработать, к кому обращаться за покупкой, советы бывалых.

8 комментариев

  1. Елена. здравствуйте.

    Первое что хотел бы сказать — большое вам спасибо за ваш сайт и за ваши статьи. Очень интересно написано и самое главное на важные темы. Уверен что собрать весь опыт воедино и представить в виде такого доступного материала не просто. И именно это просто бесценный материал)

    Прочитал ваши статьи относительно работы бухгалтера и бухгалтерского ПО (на данный момент это самое важное для меня). У меня высшее экономическое образование, но начиная с 3го курса я начал работать программистом 1С (на текущий момент у меня 11 опыта в части разработки 1С:Бухгалтерии и смежных программ — для управления производством, логистики, финансов). Знаю, что в Австралии (как и во всех других странах, кроме России) она не используется, поэтому рассматриваю вариант миграции по профессии Account general (буду пытаться признать мой диплом в CPA по предметам), и по приеду — поступления на курсы (3-6 мес) для получения начального сертификата, чтобы иметь возможность усроится хотя бы ассистентом (для старта карьеры). Параллельно пытаться изучить используемое бухгалтерское ПО на уровне продвинутого пользователя, потом консультанта, а в дальнейшем возможно и разработчика.

    Если вам не трудно, могли бы вы высказать «свое авторитетное мнение» по моему «плану»?

  2. Эдьдар,

    Мне трудно дать совет в вашем случае. Я не очень поняла на какие курсы вы планируете устроится после приезда, так как вы работаете в IT — вам будет легче идти по этому пути ( в плане поиска работы). Что касается иммиграции — то тут я ничего подсказать не могу. Не моя сфера.

    Удачи

  3. Елена здравствуйте! Только открыли компанию Pty Ltd получили лицензию, которая стоит 1600 дол, открыли счет, работа не велась, так как долго делали лицензию. Пришло время делать квартальный отчет, указали везде нули. Лицезию можно пустить в расходы в след квартале?

  4. Татьяна,

    Вообще то лицензию нужно было включить в расходы в текущем BAS,

    но если вы это не сделали — то у вас есть возможность это сделать в Следующем BAS- ATO дает 18 месяцев на исправление ошибок.
    http://www.taxpayer.com.au/KnowledgeBase/10268/Small-Business-Tax-Super/Correcting_BAS_errors

  5. Елена, добрый день! Меня зовут Галина, я живу в штате Виктория, занимаюсь организацией и оформлением свадеб вместе с подругой (у нас у каждой оформлен ABN, sole trader).
    Клиенты оплачивают нам стоимость организации свадьбы в текущем отчётном периоде банковским переводом на личный счет. Из этой суммы мы будем закупать услуги и товары у третьих лиц (по срокам это будет в следующем отчетном периоде в течение нескольких месяцев). Как нам отчитываться за этот отчетный период, если доход (приход денег от клиента) уже есть, а расход и прибыль (доход — расход) будет только в следующем отчетном периоде?
    И второй вопрос: можем ли мы получать единовременно от клиента большие суммы на наши личные банковские счета? Так как клиент оплачивает нам всю стоимость организации свадьбы с учётом всех материалов и услуг третьих лиц, которые мы закупаем для него?

    Заранее благодарим за ответ!

  6. Галина,

    Как правило отчет составляется на основе денежных поступлений/расходов. Те есть то, что фактически получено на счет -включается в доход, а оплаченные до 30/06 счета — в расходы. Вполне возможно, что в первый год работы расходы на первый крупный заказ не войдут, как правило это не страшно, так как оборот в первый год небольшой. В последующие года все выровняется.
    Есть вариант отчитаться на основе выписанных/полученных от поставщиков инвойсов ( non cash method- https://www.ato.gov.au/Business/GST/Accounting-for-GST-in-your-business/Choosing-an-accounting-method/). Я не советую это делать, так как это не в ваших интересах. Этот метод является обязательным для крупного бизнеса ( более 2 млн оборота), к счастью мелкий бизнес может этого избежать.

    Нет никаких проблем с получением денег на ваши личные счета, так как sole trader не обязан иметь отдельный счет для бизнеса.
    Нужно следить за оборотом и помнить — что поступившие от клиента денег — это оборот. Если оборот более 75 тысяч в год вы обязаны зарегистрироваться для gst — включать gst в свои инвойсы и отправлять 10% продаж-10% расходов в Ато ежеквартально.

  7. Елена, здравствуйте!
    Благодарим за ответ!

    Подскажите, правильно ли я понимаю, что если моя годовая прибыль менее $18 000 (т.е. доход минус расход), то я не облагаюсь никакими налогами? При этом оборот должен быть до $75 000, чтобы не регистрироваться для GST.

    На данный момент мы знаем какие расходы у нас будут с тех денег, которые перевел клиент, только мы не успеем их все оформить/закупить до 30/06. Можем ли мы указать эти расходы в текущем отчете, которые известны сейчас, но физически пройдут после текущего отчетного периода (в июле-августе-сентябре)? Получается, что наш проект завис между двумя отчетными периодами. То есть доход/перечисления от клиента уже есть, а расходы по данному проекту частично лягут на этот период и большая часть на следующий. Но при этом все расходы известны.
    Если этого сделать нельзя (не засчитать будущие расходы в этот отчетный период), то получается, что в следующем отчетном году по данному проекту будут одни только расходы)).

    Спасибо!

  8. Галина,

    Да, вы правильно понимаете, что вы не платите налог, если ваш доход менее 18500 за год.

    В расходы можно включать только то, что вы фактически заплатили до 30/06.

    Вы правы, по этой работе в 2017 году будут только расходы. Зато, вполне возможно, что по некоторым работам будут только доходы. Так что все будет сбалансировано.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Subscribe without commenting